Ein Training am Montagmorgen, gefolgt von einer Instrumentenstunde am Dienstagnachmittag, ein Brunch mit Freunden am Mittwoch, eine Kinopremiere am Donnerstagnachmittag und schließlich Tee mit den Großeltern am Freitagmorgen…

Die Vorstellung einer Arbeitswoche, die die Verfolgung persönlicher Leidenschaften und spiritueller Bedürfnisse einschließt, ist der Wunsch vieler Arbeitnehmer. Diese Vision hat insbesondere in Branchen wie Agenturwesen oder Bildung großes Potenzial, ohne die Produktivität zu gefährden. Viele Manager, Marketingexperten und PR-Profis arbeiten seit fast drei Jahren entweder aus der Ferne oder in einem hybriden Modell. Sie nehmen an Workations teil und verwalten ihre Arbeitszeit individuell. Mit dem Jahr 2023 werden sie jedoch vermehrt von ihren Vorgesetzten aufgefordert: Kehrt in die Büros zurück, arbeitet wie zuvor! Für viele Arbeitnehmer wäre diese Anordnung wie eine ungewollte Reise in die Vergangenheit. Die Frage nach der Zukunft der New Work gewinnt zunehmend an Bedeutung.

Das Jahr 2023 markiert den endgültigen Abschied von den Anti-Pandemie-Beschränkungen. Sowohl in Polen als auch in anderen EU-Ländern ist es nun eine freie Entscheidung, ob man in öffentlichen Verkehrsmitteln, Apotheken oder Geschäften Masken trägt. Restaurants, Kinos und Theater sind wieder lebhaft, überfüllte Straßenbahnen fangen die Vielfalt der Gerüche ein, und die Straßen sind bereits früh morgens belebt. Mit dem Einsetzen des wärmeren Wetters nach der Pandemie stellt sich die Frage: Werden wir uns auch vom Home Office und New Work bald verabschieden müssen?

Beste Praxis

Der Ausdruck „New Work“, der in den 1970er Jahren geprägt wurde und von dem Sozialphilosophen Frithjof Bergmann stammt, umfasst ein Phänomen, das viele Aspekte des gesellschaftlichen Lebens einschließt. Trotz der weiten Verbreitung von Digitalisierung und technologischem Fortschritt, unserer Computerisierung und unserer nahezu weltweiten Erreichbarkeit rund um die Uhr, bleibt die Balance zwischen Beruf und Privatleben nach wie vor eine anstrengende Herausforderung. Dabei sind Lösungsansätze aus soziologischer Forschung und die Erkenntnisse angesehener Arbeitsmarktexperten quasi auf Abruf verfügbar.

Eine solche Herangehensweise wird als universelles Design für Work-Life-Balance bezeichnet und basiert darauf, die Arbeitsaufgaben uneingeschränkt an die individuellen Bedürfnisse jedes Mitarbeiters anzupassen. David Perry, der Initiator dieses Ansatzes und leitender Forschungsberater an der Universität von Minnesota, geht von der Annahme aus, dass Arbeitnehmern vor allem Freiheit gewährt werden sollte, ohne übermäßige Kontrolle auszuüben. In Bezug auf Flexibilität bedeutet das Konzept des universellen Work-Life-Balance-Designs, dass bestehende Richtlinien eine flexible Gestaltung der Arbeitszeit ermöglichen, ohne die Gründe für Pausen während des Tages in Frage zu stellen. Diese Freiheit gilt auch dann, wenn die Pausen nicht durch Arzttermine oder andere dringende Gründe bedingt sind. Die Idee ist nicht neu, doch der entscheidende Unterschied besteht darin, dass sie die sich wandelnden Bedürfnisse der Arbeitnehmer in verschiedenen Lebensphasen berücksichtigt. – Natürlich besteht ein Unterschied darin, sich am Dienstagnachmittag Zeit für Gitarrenunterricht zu nehmen, im Vergleich zu einer Pause, um das Baby zu füttern – erklärt Perry – Dennoch sollten fortschrittliche arbeitsrechtliche Lösungen die Chance bieten, beide Anliegen zu berücksichtigen, ohne dabei zu bewerten, aus welchem Grund der Arbeitnehmer die Auszeit genommen hat.

Ein vorbildliches Unternehmen, in dem Work-Life-Balance mehr als nur ein Werbeslogan ist, stellt die Serviceplan dar, eine der größten Werbeagenturen Europas mit Sitz in München. In den modernen Räumlichkeiten des Hauses der Kommunikation bietet das Unternehmen gemeinsam mit seinen Tochtergesellschaften eine Bandbreite an Arbeitsmodellen an: hybrid, stationär oder zu 100 Prozent remote, sei es von zu Hause aus oder von einer anderen Stadt. Die Mitarbeiter haben nicht nur die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten flexibel zu gestalten, sondern können auch von einer breiten Palette an Schulungen, Kursen, Vorträgen sowie sportlichen und freizeitlichen Aktivitäten profitieren. Hier wird die Arbeit dem individuellen Lebensstil angepasst, nicht umgekehrt. Und was die Effizienz der Mitarbeiter betrifft? Diese ist hier genauso hoch wie die Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Schließlich ist es schon lange bekannt, dass ein ausgeruhter und zufriedener Mitarbeiter auch ein produktiver Mitarbeiter ist.

Management-Herausforderungen

Die Pandemie hat das transaktionale Arbeitsmodell und die damit verbundene Vorstellung einer „Norm“ oder traditionellen Kontrolle von Arbeitszeiten überholt. Anstelle des konsumorientierten Profitstrebens und der Teilnahme am hektischen Wettlauf setzen die Mitglieder der Gen Z vermehrt auf den Slow-Life-Trend, der individuelle Bedürfnisse und ein Leben im Einklang mit sich selbst betont. Praktiken wie Yoga, Meditation und zwischenmenschliches Coaching sind heute ebenso populär wie es einst Morgengymnastik und Milchsuppe zu kommunistischen Zeiten waren. Der Fokus liegt darauf, „sich selbst“ in den Mittelpunkt zu stellen, die eigenen Leidenschaften und persönliche Entwicklung zu pflegen, in Ruhe zu leben, regelmäßig Zeit mit Freunden zu verbringen und Raum für die Familie zu haben. Das Resultat ist eine ausgeruhte und erfüllte Existenz, in der das Erreichen von Zielen leicht und effizient vonstattengeht – zumindest in der Theorie.

In der Praxis bleibt das Beispiel der Lehrlingsausbildung bei Serviceplan im Vergleich zu anderen Unternehmen in den Bereichen Agentur, Büro oder Beratung in Europa nahezu einzigartig. Die Gründe dafür sind oft auf höherer Ebene zu finden. Sowohl bei polnischen als auch deutschen Agenturleitern stößt man auf Personen, die dem Trend, der die Ausbildung im zweiten Jahrzehnt des 21. Jahrhunderts prägt, skeptisch gegenüberstehen. Das Fehlen eines direkten, täglichen Kontakts mit den Mitarbeitern und die Schwierigkeit, die Arbeitszeit physisch zu überwachen, erwecken Bedenken hinsichtlich einer möglicherweise geringeren Produktivität und somit einer möglichen Verschwendung von finanziellen Ressourcen.

Wenn es um die Bereitschaft zur Akzeptanz von Veränderungen oder die Offenheit für Innovationen im Bereich des Arbeitsrechts geht, muss man ehrlicherweise sagen, dass dies mitunter variieren kann, sagt Dr. Marcin Wojewódka, der polnische Rechtsberater für Arbeitsrecht und soziale Sicherheit. Natürlich sind Lösungen wie Fernarbeit oder flexible Arbeitszeiten weit verbreitet und werden in den Unternehmen, in denen dies praktisch umsetzbar ist, genutzt. (…) Darüber hinaus herrscht in einem beträchtlichen Teil der Gesellschaft nach wie vor die Vorstellung vor, dass Männer die Hauptverdienerrolle innehaben und für den Lebensunterhalt der Familie verantwortlich sind, fügt er hinzu.

Mehr als die Hälfte der Arbeitgeber, die in den Interviews für diesen Artikel ihre Erfahrungen teilten, antworteten auf die Frage, ob es schwieriger sei, Mitarbeiter zu führen, die nicht im Büro arbeiten, mit Ja. Zu den Herausforderungen, die der Unternehmer derzeit auf dem Arbeitsmarkt sieht, zählen der fehlende persönliche Kontakt bei der Einarbeitung von Mitarbeitern, die Einschränkung zwischenmenschlicher Beziehungen und die Schwierigkeit, die Arbeitnehmer zu überwachen. New Work bringt sicherlich einige Herausforderungen und Anpassungen mit sich, bietet jedoch Teams eine klare Vision und hohe Motivation. Sind die Hindernisse im Zusammenhang mit dem Mangel an qualifizierten Führungskräften also überwindbar?

Überzeugungsarbeit bei den Zweifelnden

Ein Modell für Fernarbeit, das die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigt, birgt zweifellos Herausforderungen. Eines dieser Hindernisse ist beispielsweise das Vertrauen der Führungskräfte in mobile Mitarbeiter und das Management von Teams. Bei Medira, einem Unternehmen, das seit 2014 im Pflegesektor in Polen und Deutschland tätig ist, sind moderne Ansätze im Kontext von New Work bereits etabliert. Sie bieten Komfort und Sicherheit im Bereich der Altenpflege. Im Mittelpunkt ihrer internen Abläufe stehen vor allem die Bereiche Rekrutierung und Personalmanagement.

Als im März 2020 die Maßnahmen zur Einschränkung der Bewegungsfreiheit und die Empfehlung zur Fernarbeit aufgrund der COVID-19-Pandemie eingeführt wurden, haben wir unsere Computer mit nach Hause genommen und arbeiteten drei Monate lang ausschließlich im Homeoffice – berichtet Patrycja Mstowska – In dieser Zeit haben wir flexible Arbeitszeiten, den elektronischen Fluss von Dokumenten im Unternehmen und die Möglichkeit zur Online-Unterzeichnung von Verträgen implementiert. Nach der Pandemie kehrte unser Arbeitsstil nicht zur früheren Form zurück.

Für zahlreiche Anwaltskanzleien sowie PR- und Marketing-Agenturen ist das Arbeiten von zu Hause oder nahezu von überall auf der Welt mittlerweile zur Norm geworden. Die Unternehmen, die dem größten polnischen Verband der Arbeitsagenturen (SAZ) und die Sektion Zeitarbeitsfirmen (SAPT) angehören, haben Lösungen gefunden, die es ihnen ermöglichten, wettbewerbsfähig zu bleiben und die herausfordernde Anfangsphase der Pandemie zu überstehen. In dieser Zeit mussten nicht nur den behördlichen Beschränkungen Rechnung getragen werden, sondern auch den sich verändernden Erwartungen der Mitarbeiter. Laut Krzysztof Inglot, Gründer von Personnel Service S.A., erfordert dieser Bereich besondere Aufmerksamkeit von der Unternehmensführung, um den Kontakten, beispielsweise durch Mitarbeiterintegration und häufigere persönliche Treffen, Sorge zu tragen. Er ist der Meinung, dass dies zu stärkeren Beziehungen und somit zu gesteigerter Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter führen wird.

Patrycja Mstowska ist der Auffassung, dass Unternehmen, die bereits vor der Pandemie Schwierigkeiten mit Kommunikation, Werten und Delegation hatten, im neuen Arbeitsmodell noch größere Herausforderungen bewältigen müssen. – Unternehmen, die auf Vertrauen und Werten aufbauten, Aufgaben effektiv delegieren konnten und über eine klare Struktur, definierte Verantwortungsbereiche und dokumentierte Prozesse verfügten, werden die neue Realität vermutlich einfacher und mit weniger Störungen annehmen können – betont sie.

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass das Management von Mitarbeitern in Remote-Arbeitsumgebungen keineswegs ineffizient sein muss. In vielen Unternehmen sind Programme für das Fernmanagement von Projekten und Prozessen bereits fester Bestandteil des täglichen Betriebs oder in Entwicklung. Eine mögliche Lösung besteht in Schulungen für Fernmanagement und Teamkommunikation, die seit 2020 zunehmend an Popularität gewinnen.

Praktische Empfehlungen Ein modernes Arbeitssystem ermöglicht eine flexible und individuelle Gestaltung der Arbeitszeit durch den Mitarbeiter, wobei auch außerberufliche Bedürfnisse berücksichtigt werden. Ein solches System ist transparent und durch klare Regeln und Vorschriften definiert, während gleichzeitig die Möglichkeit für Missbrauch oder Fehler besteht. – In meiner eigenen Organisation sowie in den Unternehmen meiner Kunden und Geschäftspartner, in denen dies machbar ist, hat sich Remote-Arbeit zur Realität entwickelt, und in der Regel wird davon nicht abgewichen. Allerdings würde ich erwarten, dass in einigen Fällen Anpassungen vorgenommen werden. Obwohl viele Manager heute betonen, dass Remote-Arbeit nicht nur die Effizienz aufrechterhält, sondern in einigen Fällen sogar steigert, müssen diese Behauptungen durch Ergebnisse überprüft werden. Und das erfordert Zeit – erklärt Inglot.

Die Einführung von Fernarbeit und zwischenmenschlich orientierten Arbeitskonzepten erfordert in der Regel nicht zwangsläufig Investitionen in neue Remote Arbeitsanwendungen oder -systeme, teure Schulungen oder die Aufgabe von Büroflächen. Es bedeutet auch nicht das Verschwinden beruflicher Beziehungen oder den Verlust von Kontakt zu Vorgesetzten. Die Hybrid- oder Remote-Arbeitsmodelle, die bei der Arbeitsagentur Medira praktiziert werden, ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre Work-Life-Balance leichter zu managen und gleichzeitig Zeit und Kosten für den täglichen Arbeitsweg einzusparen. Abhängig von der Art der Aufgabe können sie wählen, wo sie am besten arbeiten können. Wenn die Aufgabe Konzentration und Ruhe erfordert, ziehen sie das Homeoffice vor. Bei Teamtreffen und Projektbesprechungen ziehen sie es vor, ins Büro zu kommen, wo sie direkt oder über Online-Tools mit dem Team und ihren Vorgesetzten interagieren können. Flexible Arbeitsmodelle erfordern nicht nur Vertrauen und die Aufrechterhaltung der Effizienz, sondern auch klare Definitionen von Aufgaben, Zielen und den Möglichkeiten, diese zu erreichen. Eine ehrliche Kommunikation darüber, was langfristig machbar und sinnvoll ist, ist ebenfalls von großer Bedeutung. Wahre Flexibilität kann die Grundlage für nachhaltige Produktivität in der Zukunft legen.

Notwendigkeit von Regulierung

Die COVID-19-Pandemie hat verdeutlicht, dass zahlreiche Unternehmen den Übergang zur hybriden Arbeitsweise besser bewältigt haben als erwartet. Die Einführung einer hybriden Managementkultur wird positiv betrachtet, dennoch sollten Manager beachten, dass nicht alle Mitarbeiter gleichermaßen komfortabel mit Home Office und dezentraler Arbeit umgehen können. Laut einer aktuellen Studie der Boston Consulting Group (BCG), die die Fortschrittlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit von verschiedenen Ländern hinsichtlich Telearbeit analysiert hat, investieren Unternehmen vergleichsweise viel in die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter. Deutschland führt in Bezug auf berufliche Weiterbildung. Zusätzlich verstehen sie, wie Technologie zur Zusammenarbeit und zur Optimierung von Arbeitsabläufen effektiv genutzt werden kann.

Die BCG-Studie zeigt jedoch, dass die deutsche Arbeitswelt hinsichtlich Kundenservice im digitalen Raum, insbesondere im Kundenservice, Schwierigkeiten hat. Im Vergleich zu 60 Prozent der anderen 46 Länder erhielt Deutschland in diesem Bereich eine niedrigere Bewertung. In Bezug auf das Arbeitgeberimage hinkt Deutschland vielen anderen Ländern hinterher. Es wird deutlich, dass es nicht ausreicht, Mitarbeiter nur durch individuelle Maßnahmen und Anreize zufriedenzustellen. Die Betonung liegt darauf, Bewerbern maßgeschneiderte Angebote zu unterbreiten, die zu ihrer aktuellen Lebensphase und ihren bisherigen Erfahrungen passen, betont die Unternehmensberatung. Deutschland zeigt auch Defizite in Bezug auf soziale Aspekte wie Umweltschutz, soziale Verantwortung und Corporate Governance. Hier dienen Länder wie Schweden und Kanada, die verbindliche Richtlinien für ESG-Kriterien (Umwelt, Soziales, Unternehmensführung) haben, als vorbildlich.

Vor diesem Hintergrund schneiden die polnischen Gesetze und Vorschriften im Zusammenhang mit der neuen Arbeitskultur relativ gut ab. – Bis Ende 2022 funktionierte das New-Work-Modell in Polen auf Basis der sogenannten Covidien-Regelungen. Diese ermöglichten Fernarbeit an bestimmten Wochentagen und führten regelmäßige virtuelle Teamtreffen ein – erklärt Marcin Wojewódka – Heutzutage ist es bei Bewerbungsgesprächen für Bürojobs nicht die Frage, ob Fernarbeit angeboten wird, sondern wie die Regeln für Fernarbeit in der Organisation ausgestaltet sind.

Seit Januar 2023 wurde das polnische Arbeitsgesetzbuch um eine Resolution zur Fernarbeit erweitert. Die innovativen Vorschriften sehen Heimarbeit für schwangere Frauen oder Personen vor, die einen im selben Haushalt lebenden Angehörigen pflegen. Heute kann New Work als fortschrittliche Arbeitsform in einer technologisch geprägten, digitalen und globalisierten Arbeitswelt verstanden werden. Diese Formen sollen sinnvoll und erfüllend sein und den Menschen in den Mittelpunkt stellen. Gerade weil sich die polnische Gesellschaft von einer Industriegesellschaft zu einer Wissensgesellschaft entwickelt und von neuen Werten geprägt ist, werden flexiblere Arbeitsstrukturen zunehmend notwendig.

New Work bringt einen positiven Wandel mit sich, indem es Flexibilität und eine allumfassende Gestaltung der Work-Life-Balance auf eine menschliche Art und Weise einschließt. Wie jeder Ansatz basiert auch die New-Work-Kultur auf bestimmten Annahmen, Zielen und Werten. Diese erfordern Engagement und ein Umdenken in der beruflichen Zusammenarbeit auf vielen Managementebenen. Sie ist keine bloße theoretische Konzeption, sondern vor allem eine Praxis, die bei erfolgreicher Durchsetzung den Arbeitsmarkt revolutionieren und die Entwicklung zahlreicher Unternehmen in Europa und weltweit beschleunigen kann.

Autorin: Dr. Katarzyna Wakuła
Veröffentlicht am: 10.08.2023